Un buon Intranet è requisito indispensabile per un buon Internet. Per Intranet s’intende una rete privata realizzata entro i confini dell'azienda e invisibile o solo parzialmente visibile dall'esterno. Viene utilizzata per convogliare informazioni all'attività produttiva interna ed esterna, tramite il protocollo TCP/IP e spesso appoggiandosi su alcuni server web come punto di centralizzazione e pubblicazione delle informazioni. Fuori dai confini aziendali prende il nome di extranet, una rete geografica di ampia portata che viene utilizzata unicamente da persone autorizzate per scopi privati.
Intranet allora è quell'applicazione digitale che si usa in ufficio, azienda o ente che fornisce delle informazioni riservate agli addetti del settore. Poco usata e non sfruttata pienamente, viene considerata solo come un'agenda aperta dove prendere delle informazioni, ma in realtà la vera capacità di questo strumento è lo scambio e non solo la ricezione di quelle informazioni.
Internet stessa è nata come intranet, con una filosofia chiusa e riservata. Si è poi deciso di abbandonare quel mondo “appartato” per sviluppare il mondo di internet, come un mondo più aperto e pubblico. Ma è quantomai necessario riscoprire intranet, perché non è un'attività demandata ai soli informatici (che ne farebbe uno strumento freddo), ma un modo di gestire la comunicazione interna oltre che quella esterna ed evitare confusione. Manca, specie in Italia, una filosofia aziendale orientata ai contenuti interni e riservati, che faccia aumentare il senso d’appartenenza dei dipendenti creando condivisione.
Tuttavia, essendo poco visibile, la rete intranet non è facilmente studiabile, anche se ha un formato replicabile ed un’interfaccia praticamente identica ad internet, con le sole differenze di una finestra per accedere all'area riservata (digitando username e password) e del passaggio ad un'estetica più riduttiva, essenziale e statica. Tra i difetti di intranet, sta anche il fatto che non sempre funziona in connessione remota e spesso si riesce ad accedere solo sul luogo di lavoro.
Ma la sostanziale differenza con internet è che quest’ultimo si rivolge al mercato globale, mentre intranet è rivolto solo parzialmente a quel mercato, perché si divide in settori specifici. Allo stesso modo, a intranet manca la diretta e l’impianto emotivo che ne deriva, motivo per cui non dispone di un lavoro di codificazione. Sono i capi della comunicazione interna ad essere i relativi responsabili, e lo usano più che altro per le informazioni burocratiche e di servizio, coinvolgendo raramente l’ufficio di comunicazione. Eppure, curando la comunicazione interna si migliorerebbero i flussi di lavoro controllando le attività in corso, ad esempio se i dipendenti navigano molto e spesso su intranet, invece che cercare informazioni su internet e sui social network.
Il sentimento d’appartenenza può essere gestito anche con le tv e le radio “in house” che servono a codificare un linguaggio interno: si tratta di tv o radio aziendali che fanno comunicazione interna e mediano tra intranet e internet. Più le società sono grandi, più c'è investimento in questo aspetto; più è estesa una realtà, tanto più sarà difficile raggiungere tutti, motivo per cui per una piccola realtà aziendale o d’ufficio è necessario adottare un linguaggio in grado di arrivare a tutti nello stesso preciso momento.
La comunicazione interna deve allora concentrarsi sulla gestione delle conoscenze, per armonizzare le complesse attività dell'azienda, poiché una buona comunicazione interna permette di elaborare poi una buona comunicazione esterna.
I codici della comunicazione, però, essendo codici appartenenti al linguaggio, che è in continua evoluzione, cambiano spesso: ne è un esempio la scrittura, che con la tecnologia ha subito moltissime trasformazioni nel tempo (oggi si scrivono mail e non più lettere, ma la mail non è una lettera, bensì una tecnologia che permette di mandare un’informazione e ricevere in cambio un feedback mediato). Molti si servono allora della tecnologia come strumento di lavoro, perché utilizza un certo tipo di linguaggio con un codice proprio che crea la condivisione, quell’ingrediente che sta alla base del successo dei social networks. L'analisi dei codici permette insomma di studiare e capire i contesti.
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